Wordt je ook gek van alle mailtjes die je krijgt? Gemiddeld spenderen mensen 2 tot 3 uur per dag in de mailbox. Hier valt dus een enorme tijdswinst te behalen. Als je automatisch mailtjes naar mappen kunt sturen of helemaal kunt verwijderen, valt hier een enorme tijdwinst te behalen.
Hoe een redactie weer grip kreeg op een overvolle mailbox.
Toen ik de gezamenlijke mailbox van een redactie onder de loep nam, schrok ik van wat ik aantrof. Er stonden ruim 35.000 ongelezen e-mails in de inbox. Mijn eerste gedachte was “Hoe kun je op deze manier nog efficiënt werken?” In plaats van direct regels aanmaken, ben ik eerst gaan onderzoeken wat er precies binnenkwam. Die analyse bleek de sleutel tot een mailbox die weer overzichtelijk én beheersbaar werd.
Stap één, Eerst analyseren, daarna automatiseren
Voordat ik ook maar één regel instelde, heb ik gekeken welke soorten e-mails het vaakst binnenkwamen. Al snel ontstonden duidelijke patronen… veel persberichten, out-of-office-berichten, marketingmails en meldingen dat contactpersonen niet meer bij een organisatie werkten. Door eerst inzicht te krijgen, werd duidelijk waar de meeste tijd verloren ging.
Stap twee: structuur aanbrengen met slimme mappen
Op basis van die analyse heb ik voor iedere categorie een aparte map aangemaakt. Niet elke automatische mail is namelijk waardeloos. Een out of office kun je meestal negeren, maar een melding dat iemand niet meer bij een organisatie werkt, kan juist waardevol zijn. Door dit onderscheid te maken, bleef belangrijke informatie zichtbaar en tegelijkertijd ontstond er rust in de inbox.
Stap drie, automatiseren met behoud van controle
Pas nadat de structuur stond, heb ik Outlook-regels ingesteld. Nieuwe e-mails worden vanaf dat moment automatisch naar de juiste map verplaatst. Belangrijk daarbij… niets wordt direct verwijderd. Alles wordt eerst netjes gecategoriseerd, zodat er altijd een controle moment blijft. Zo voorkom je dat waardevolle informatie verloren gaat en ervaar je wel direct meer overzicht.
Het resultaat
Het effect was vrijwel direct zichtbaar. Het aantal ongelezen e-mails daalde van 35.000 naar ongeveer 12.000. Maar belangrijker nog, de inbox was weer werkbaar. Medewerkers hoefden niet langer dagelijks handmatig honderden mails te verwerken. Met een relatief eenvoudige oplossing werd zo structureel tijd teruggewonnen.
Benieuwd waar jouw bedrijf tijd kan besparen?
Elke organisatie heeft processen die ongemerkt veel tijd kosten. Vaak zit de grootste winst niet in complexe systemen, maar in slimmer werken met wat je al hebt. Daarom begin ik altijd met een analyse van de huidige werkwijze, zodat we alleen automatiseren wat echt iets oplevert.
Even sparren?
Plan een vrijblijvend spargesprek. Benieuwd welke processen binnen jouw organisatie geautomatiseerd kunnen worden? Tijdens een vrijblijvend gesprek kijken we samen waar de grootste tijdswinst te behalen is.
Vraag direct een offerte aan.
Weet je al welk proces je wilt automatiseren? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan en ontvang een helder voorstel met mogelijkheden, tijdsbesparing en investering.